Elegir impresora: Impresoras multifunción

Como es sabido, hay una enorme diversidad de categorías de impresoras, tipos de impresión, funciones, tamaños… Desde Rec-line hoy os aclararemos algunas cosas sobre las impresoras multifunción.

Las impresoras multifunción son una combinación de todas las características propias de una impresora con algunas de las características más importantes de otros dispositivos usados en las oficinas, como pueden ser escáneres, fotocopiadoras, fax, etc. Tener todas estas funcionalidades en un único dispositivo ayuda a las empresas a reducir el número de aparatos presentes en la oficina, con la consiguiente reducción de costes y maximización del espacio de la oficina, además ayuda a racionalizar las tareas regulares de la oficina y a mejorar la productividad.

Ahora bien, conviene tener en cuenta una serie de factores antes de elegir la que más nos convenga para nuestra oficina como la frecuencia con la que imprimimos documentos, si estos son en blanco y negro o en color, la calidad de impresión que necesitamos, las funcionalidades adicionales que usaremos, la tecnología de impresión que nos conviene, etc. Dependiendo de estos y otros condicionantes deberemos elegir una u otra impresora que se adapte lo mejor posible a nuestras necesidades, y no nos será difícil encontrarla entre la gran oferta que ofrece el mercado actual.

Una de las características relevantes es la conectividad. La conexión inalámbrica suele ser una muy buena opción ya que, dependiendo de las dimensiones de la oficina y del número de usuarios que tendrá la impresora, éste tipo de conexión WI-FI nos permitirá imprimir desde cualquier puesto de trabajo de la oficina en lugar de limitarlo a un único escritorio. Además puede ser interesante que la impresora posea ranura de lectura de memorias USB o incluso lector de tarjetas integrado si, por ejemplo, solemos imprimir fotografías directamente desde la memoria de una cámara.

Otro factor importante es el coste. Tenga en cuenta que el coste de un equipo no es sólo el precio de la máquina, también incluye el coste futuro de uso, mantenimiento y suministros que a largo plazo superan al precio del equipo.

En resumen, estudie con detenimiento las necesidades de su empresa y compare las características de los equipos que se encuentran en el mercado antes de elegir una impresora multifunción para su hogar o su oficina.

¿Qué es un equipo multifunción?

Un equipo multifunción, como su propio nombre indica, es el que permite realizar distintos trabajos relacionados con el entorno ofimático. Fotocopiar, imprimir, escanear e incluso actuar como fax. Estos equipos pueden ser tanto de impresión por tinta como de impresión por láser. A la hora de comprar, tenéis que tener en cuenta todas sus características para ver qué es lo que realmente necesitáis en vuestro entorno bien de oficina o bien de tipo estudiantil-escolar.

Con la fotocopiadora podremos realizar copias de nuestros documentos, o bien desde el escáner o desde el alimentador automático de los originales. Es en éste último caso en el que se podrán realizar copias a doble cara leyendo el original de una sola vez (con lector integrado) o bien dando la vuelta al papel. Hay equipos multifunción que tienen disco duro y nos brindará la posibilidad de almacenar el documento que digitalicemos en el escáner para reimprimirlo en el momento que deseemos hacerlo.

La función de impresora permite imprimir cualquier documento que tengamos almacenado en nuestro ordenador o memoria extraíble (USB directo al equipo multifuncional o ranuras para tarjetas SD, MMC, CF…). Aquí entran en juego las conexiones del multifunción al equipo por USB, red cableada o red wifi. En otras entradas anteriores también hemos hablado de APP de los fabricantes para poder imprimir y comunicar nuestros dispositivos móviles con el equipo. El acabado que se le puede dar a lo que imprimamos varía según las características del equipo; perforado (haciendo agujeros en la hoja, plegado, grapado…)

El escáner nos permitirá digitalizar aquello que deseemos para almacenarlo en nuestro PC o bien en el propio equipo multifunción. Lo que digitalicemos lo podremos enviar a una carpeta de red (una carpeta que hayamos compartido en nuestro PC o servidor mediante el protocolo SMB), a un servidor FTP, a un pendrive USB o bien a un correo electrónico directamente (siempre que tengamos configurada esta opción exactamente iguala que en nuestro PC con los datos del servidor SMTP, dirección, usuario, contraseña, puerto…)

La última opción que ofrecen estos dispositivos es la de FAX pero que actualmente está en desuso. En algunos viene incluido y, en otros, es un accesorio opcional que se puede implementar.

Esperamos que con estas explicaciones ya puedas tener claro lo que diferencia a un equipo multifunción de una impresora convencional.

La necesidad de un correcto mantenimiento en nuestra impresora

Si hay algo realmente importante a tener en cuenta cuando disponemos en nuestro entorno de hogar o de oficina de una impresora, es su mantenimiento.

Con el mantenimiento no nos referimos exclusivamente a limpiar el polvo que pueda acumular el aparato en el exterior, según su ubicación. Eso también. Pero realmente el verdadero mantenimiento consta de la limpieza integral del aparato y de sus componentes, tan importantes como los cabezales de impresión por ejemplo.

Y es que si disponemos de una multifunción que no cuidamos, pueden aparecer problemas a la hora de imprimir porque la suciedad estropee los cabezales o porque un pequeño trozo de papel atascado no permita circular correctamente las hojas sobre las que imprimir.

Otro aspecto importante es el de preservar los cartuchos fuera de la impresora en el caso de que pase mucho tiempo entre cada impresión. Tapar los cabezales con los protectores que existen en el mercado y mantenerlos en un lugar en el que no reciban rayos solares, son medidas que preservarán su vida útil.

En las impresoras láser, el polvo de tóner puede acumularse tanto en el interior de la impresora como en el propio tóner y por ello hay que limpiarlo con el mismo esmero que el resto del equipo. Mucho polvo de toner esparcido por el interior de la impresora provoca que nuestras hojas salgan manchadas y que los documentos se impriman de manera deficiente.

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En definitiva, los pasos recomendados a la hora de realizar un correcto mantenimiento de equipos multifunción ya sean de láser o de tinta es el siguente;

  • Desmontar la carcasa exterior. Limpiar por fuera y por dentro con espuma limpiadora.
  • Utilizar un cepillo de cerdas finas y suaves que permita acceder a todos los rincones del aparato con el fin de eliminar el polvo existente (incluidos los circuitos)
  • Retirar los cartuchos del cabezal de impresión, y limpiar los mismos con un trapo ligeramente humedecido.
  • En las impresoras láser, retiraremos el tóner y procederemos a extraer el polvo de tóner del interior del equipo con una aspiradora de mano pequeña. El tóner lo limpiaremos con un trapo seco.
  • Revisaremos la bandeja de papel con el fin de retirar posibles trozos que produzcan atascos.

Con estos pequeños pasos prolongaremos la vida últil de nuestros equipos y lograremos una impresión más eficiente. No olvidemos también la importancia de las pruebas dentro del software de cada impresora con el fin de utilizar la opción de limpiar cabezales. Esto se debe hacer con una frecuencia mensual.

Esperamos que esta entrada os haya resultado de utilidad. Para más informaciones de consumibles de impresión, entrad en www.rec-line.com